Apothekenplanung Höferlin

Umbau einer Apotheke: ‚Step by Step‘ und ohne Chaos

Sobald einen die Erkenntnis nicht mehr loslässt, dass der Apothekenbetrieb nicht optimal läuft und das mögliche Potenzial nicht ausgeschöpft werden kann, sollten konkrete Änderungsmaßnahmen in Betracht gezogen werden. Ein solches Vorhaben ist natürlich nicht von einem Tag auf den anderen zu stemmen. Vielmehr sollte zunächst damit begonnen werden, Gedanken aufzuschreiben und Ideen zu sammeln. Das kann in Form handschriftlicher Notizen erfolgen, oder eine Datei auf dem PC wird sukzessive mit Anmerkungen, Verweisen und Zielsetzungen gefüllt.

Bestandteil der Optimierungsstrategie für eine Apotheke kann die Installation eines Kommissionierautomaten sein.

Es geht vorrangig darum, einen Überblick über mögliche Defizite und über die Anregungen zu erstellen, die die Basis für eine Umstrukturierung und Zukunftsstrategie bilden können. Nicht zu vergessen dabei ist, die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einzubeziehen. Jeder Apotheken-Inhaber bzw. jede -Inhaberin sollte diese Chance nutzen und das Team frühzeitig in Kenntnis setzen. Das fördert nicht nur den Zusammenhalt, sondern kann weitere nützliche Blickwinkel und Vorschläge hervorbringen.

Glauben Sie uns: Es geht noch besser!

Selbstverständlich kann ohne bauliche Eingriffe an der Optimierung von Arbeitsabläufen gefeilt werden. Sie überlegen zum Beispiel gemeinsam mit Ihrem Team, ob sich Lager, Labor, Ablage, Warenpräsentation etc. verbessern ließen. Jedoch ist es damit oft nicht getan, um den härter werdenden Marktbedingungen etwas Wirksames entgegenzusetzen. Wohlmöglich ist es so, dass Sie die Apotheke vor Kurzem von einem Kollegen oder einer Kollegin übernommen haben, und die Räume und deren Ausstattung schon etwas in die Jahre gekommen sind. Sie als Apotheker oder Apothekerin der nächsten Generation haben es in der Hand, die Bedingungen für Ihr Wirken neu zu justieren. Indem Sie aus einer passablen Apotheke eine machen, die hell, freundlich, vollausgestattet und modern ist. Schaffen Sie für die Kunden und Kundinnen eine Offizin, die gerne und vielleicht sogar öfters als gewöhnlich frequentiert wird. Im besten Fall halten Sie Ihr Vorhaben mit einer schriftlichen Absichtserklärung fest. Fixieren Sie Ihre Ziele.

Die richtigen Leute ins Boot holen: professionelle Planer und ansässige Handwerksbetriebe

Bestimmte Phasen während des Umbaus mögen chaotisch wirken, sie sind es aber keineswegs. Alle Gewerke arbeiten nach Plänen und innerhalb definierter Zeitfenster.

Ist der Entschluss gefasst, in die Neugestaltung der Apotheke samt Lager und Backoffice zu investieren, gilt es, den richtigen Partner zu finden, der das Projekt professionell begleitet. Fragen Sie Freunde und Berufskollegen nach ihren Erfahrungen, oder informieren Sie sich über die Architektenkammer und andere Foren. Wer Wert auf eine durchdachte Planung und reibungslose Umsetzung legt, sollte hier nicht am falschen Ende sparen.

Innenarchitekten und Architekten sind die Berufsgruppen, die für ein Projekt dieser Güte an den Tisch gehören. Schließlich muss eine Person verfügbar sein, die regelmäßig vor Ort ist, die Bauleitung übernimmt und über alle Gewerke hinweg weiß, worauf es bei einer Umbaumaßnahme ankommt. Für die Realisierung bietet es sich an, zunächst die Handwerker anzusprechen, die zu Ihrem Kundenkreis oder wohlmöglich zum Familien- oder Bekanntenkreis Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zählen. Bevor man in die ‚Gelben Seiten‘ schaut, sollten diese Möglichkeiten abgeklärt sein. Andernfalls könnte es zu Irritationen kommen, die gänzlich unnötig sind.

Fachleute, die ihr Business verstehen

Das ausführende Planungsbüro wird Ihnen zum einen mit einem schlüssigen Konzept die nötige Basis für die Neuausrichtung Ihrer Apotheke liefern. Seien Sie sicher, dass sich die Profis der Branche nicht ausschließlich um eine ansehnliche Innenarchitektur Gedanken machen, sondern ebenso die logistischen Abläufe Ihrer Apotheke und die technische Ausstattung auf dem Schirm haben.

Zum anderen werden Bauzeitenpläne entstehen und Leistungsverzeichnisse, auf deren Basis die Handwerksbetriebe ihre Angebote abgeben. Selbstverständlich müssen auch Detailpläne und technische Pläne erstellt werden, anhand derer die verschiedenen Arbeiten ausgeführt werden können. Darüber hinaus ist es ein wichtiger Schritt, so früh wie möglich einen ersten ‚Eingabeplan‘ an die zuständige Pharmazeutische Genehmigungsbehörde zur Stellungnahme zu übermitteln. Dieses Vorgehen führt in der Regel dazu, dass die Genehmigung am Ende nur noch ein formeller Schritt ist.

Die Ausführungsplanung ist zentraler Bestandteil der Arbeit des Planungsbüros, sie umfasst:

  • Finale Ausarbeitung des Entwurfs
  • Prüfung von Maßen und baulichen Details
  • Detailplanung der baulichen Veränderungen
  • Technische Pläne für Elektro, Sanitär/Heizung/Klima, Decken und Böden, Möbel, Ausstattung, Beleuchtung etc.

Vergessen Sie Ihre Kunden und Kundinnen nicht

Eine umfassende Renovierungsmaßnahme bedeutet auch für Sie selbst einen recht hohen Einsatz an Zeit und Energie. Sobald der Beginn der Bauarbeiten feststeht, und die Dinge durchgeplant sind, sollten Sie alsbald Ihre Kunden und Kundinnen über Ihr Vorhaben informieren. Es wäre unpassend, die Begegnung mit Handwerkern und Einschränkungen durch die baulichen Maßnahmen einfach geschehen zu lassen. Machen Sie lieber deutlich, dass Sie alles daransetzen, um den Aufenthalt in Ihrer Apotheke zukünftig noch besser zu gestalten. Vielleicht lassen Sie daraus sogar eine Art Kundenbefragung entstehen, die das Gefühl vermittelt, alle Seiten gehört zu haben.

Während der Bauphase sind gute Nerven gefragt

Sind alle Fakten geschaffen und die Aufträge vergeben, wird mit dem Umbau begonnen. Der Bauzeitenplan gibt jetzt den Takt vor. Für das Team der Apotheke werden darin ebenfalls einige Aufgaben zu finden sein. Regale müssen geräumt, Equipment und Unterlagen verstaut werden. Pflanzen, Inventar, Kleinmöbel, Bilder und sonstige Gegenstände müssen für die Dauer der Baumaßnahmen einen neuen Platz finden. Die zentrale Herausforderung besteht darin, den Apothekenbetrieb weitestgehend aufrecht zu erhalten. Sicherlich werden die Abläufe etwas beeinträchtigt sein und unter besonderen Bedingungen stattfinden, jedoch ist es tunlichst zu vermeiden, etwaige Belastungen die Kunden und Kundinnen spüren zu lassen. Ein Lächeln und kleine Aufmerksamkeiten trösten schnell darüber hinweg, dass es vielleicht ein wenig staubt, der Eingang zur Apotheke verlegt wird und die Handwerker diverse Maschinen im Einsatz haben.

Der krönende Abschluss: die Eröffnung

Vielleicht mag es so sein, dass zum Ende der Umbaumaßnahme, Ihre Apotheke für einen Tag oder ein Wochenende geschlossen bleiben muss. Da Sie bereits alle Betroffenen die ganze Zeit über gut informiert und Ihre Kundschaft frühzeitig zur Neueröffnung eingeladen haben, werden das Baugeschehen und die damit verbundenen Einschränkungen schnell vergessen sein. Bitten Sie auf jeden Fall die lokale Presse zu Ihrem Eröffnungsevent sowie den Bürgermeister/die Bürgermeisterin, Geschäftspartner, Steuerberater, Bankberater, Freunde, benachbarte Geschäftsinhaber und Inhaberinnen. Sie haben schließlich eine Menge investiert, keine Mühen gescheut, und das sollen nun möglichst viele Menschen erfahren. Gewähren Sie jedem der möchte, einen Blick auf das gelungene Ergebnis. Sie haben einen wichtigen Schritt eingeleitet und vollzogen. Unsere Erfahrungen zeigen: Sie werden davon spürbar profitieren.
 
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